De pakketten van JL-Office bevatten alle aspecten die u nodig heeft voor professioneel en efficiënt beheer van uw Vereniging. Wij bieden pakketten aan waarin u alleen betaald wat u gebruikt dit maakt dat de kosten van het beheer beheersbaar blijven. Hieronder een overzicht van de belangrijkste onderdelen van het pakket.
Administratieve – Financiële administratie;
• Bijhouden van de ledenadministratie wijzigen en veranderingen doorvoeren.
• Opstellen van de agenda voor de Algemene ledenvergadering.
• Verzorgen van alle correspondentie ten behoeve van de Algemene ledenvergadering.
• Het leiden van en notuleren bij een algemene ledenvergadering en daarbij verzorgen dan de officiële stukken.
• Verstrekken gegevens aan de notaris bij overdracht van een appartementsrecht.
• Het verzorgen van alle correspondentie op het gebied van financiële, technische en alle overige informatie betreffende de Vereniging.
• Op naam gestelde betaal- en spaarrekening van de Vereniging beheren.
• Het verzorgen van de administratie of incasso van de maandelijkse (voorschot)bijdrage.
• Het bewaken en signaleren van betalingsachterstanden, indien noodzakelijk, na overleg overgaan tot het nemen van rechtsvorderingen met betrekking op incasso.
• Informeren van de kascommissie met daarbij behoren kascontrole organiseren.
• Opstellen van de jaarrekening met daarin de Balans, Afrekening servicekosten Leden, Exploitatierekening, Begroting en de daarbij behorende bijlage.
Technische ondersteuning;
• Tijdens kantooruren laten verhelpen van technische klachten aan gemeenschappelijke gedeelten en algemene ruimtes.
• Opdracht voor herstel geven naar aanleiding van melding betreffende het onderhoud.
• Het opvragen en controleren van offertes voor onderhoud.
• Calamiteiten dienst buiten kantooruren in samenwerking met gerenommeerde partners.
• Afhandelen van schadegevallen ten behoeve van de Vereniging.
•Het begeleiden in het opstellen van Meerjaren Onderhoudsplannen, hiervoor werken wij samen met gecertificeerde bedrijven. De kosten voor het opstellen van een MJOP vallen buiten het pakket de kosten kunnen op verzoek worden toegestuurd.
• Onderhouden van contacten met bedrijven voor het uitvoeren van periodiek onderhoud of reparaties.
• Het uitvoeren van de door de Algemene ledenvergadering genomen besluiten betreffende de werkzaamheden van grootonderhoud wordt op regiebasis geleverd en op uur basis doorberekend. Onder deze werkzaamheden vallen zaken als informeren en begeleiden van de leden, bijwonen bouwvergaderingen, tussentijdse rapportages, eindinspectie bij oplevering. Deze werkzaamheden vallen niet onder het pakket van het technische beheer informatie betreffende het gehanteerde uurtarief kunt u bij ons opvragen.
JL-Office kan alle pakketten aanpassen op het beleid van uw Vereniging. Vraag vrijblijvend een offerte bij ons aan. Geeft u de voorkeur aan persoonlijk contact dan kunt u ons bereiken door ons een verzoek te sturen met vermelding van uw telefoonnummer. Een afspraak maken behoort ook tot de mogelijkheden. Wij heten u welkom op ons kantoor; u vindt ons adres op het contactformulier.